Kljub tem prednostim obstajajo resni pomisleki glede primernosti medija za prijavo nepravilnosti, zlasti z varnostnega vidika.
Tukaj so 3 razlogi, zakaj e-pošte ne bi smeli uporabljati kot primarni kanal za prijavo žvižgačev:
𝟏. 𝐫𝐚𝐳𝐥𝐨𝐠: Vaši podatki so izpostavljeni tveganjem za varnost in zaščito podatkov. Ko prijavitelj/žvižgač prijavi morebitno napačno ravnanje, se zajamejo občutljivi osebni podatki. Ker e-pošta nima nobenega mehanizma šifriranja, to nepooblaščenim osebam omogoča ne le branje poslanih e-poštnih prijav, temveč jih lahko tudi spreminjajo. Posledično niti prenos niti obdelava poročil nista revizijsko varna, ogrožena je tudi celovitost podatkov. Vse to lahko posledično razveljavi informacije, ki se uporabljajo tako za notranje kot tudi za zunanje preiskave o nepravilnostih. Prav tako ni mogoče povsem zagotoviti skladnosti z GDPR, ker zahteve glede varnosti podatkov (32. člen) niso izpolnjene. GDPR zahteva, da se občutljivi podatki hranijo v podatkovnih centrih z visoko stopnjo varnosti, kar je težko doseči z e-pošto.
𝟐. 𝐫𝐚𝐳𝐥𝐨𝐠: Vaši zaposleni morda ne zaupajo neanonimnemu e-poštnemu sistemu za prijavo nepravilnosti. Pridobivanje zaupanja potencialnih žvižgačev je ključnega pomena za zagotavljanje predložitve ustreznih poročil. Zaradi tega morajo biti zaposleni 100% prepričani v varnost sistema in načina obdelave poročil. V nasprotnem primeru bo veliko bolj verjetno, da bodo morebitni žvižgači spregovorili interno ali pa se bodo morda celo obrnili na oblasti ali medije.
𝟑. 𝐫𝐚𝐳𝐥𝐨𝐠: E-pošta ne omogoča učinkovite obdelave prijavljenih primerov. Poleg varnosti podatkov in zaupanja zaposlenih je enostavnost obdelave poročil še en pomemben dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri izbiri sistema za prijavo nepravilnosti. Pri sistemu, ki temelji na e-pošti, bo treba vse prejete podatke ročno zabeležiti v sistem za upravljanje primerov. Poleg tega v podjetju morda sploh ne obstaja sistem vodenja primerov, kar povzroči neučinkovite preglede primerov. Posledično to pomeni, da je prijavo skoraj nemogoče učinkovito preiskati in žvižgači pogosto ne prejmejo zadostnih povratnih informacij o svoji oddani prijavi ali pa v nekaterih primerih sploh ne dobijo nobene povratne informacije.
𝐀𝐥𝐭𝐞𝐫𝐧𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚 𝐬𝐢𝐬𝐭𝐞𝐦𝐮 𝐳𝐚 𝐩𝐫𝐢𝐣𝐚𝐯𝐨 𝐧𝐞𝐩𝐫𝐚𝐯𝐢𝐥𝐧𝐨𝐬𝐭𝐢 𝐩𝐨 𝐞-𝐩𝐨š𝐭𝐢
Kot vidite, obstaja nekaj potencialnih pomanjkljivosti uporabe nespecializiranih sistemov za prijavo nepravilnosti. Zaradi tega je vredno razmisliti o alternativah, kot je uvedba digitalnega sistema za prijavo nepravilnosti Whistleblower, ki trenutno velja za najboljšo prakso. S to metodo je vsa komunikacija z žvižgačem šifrirana in shranjena v visoko varovanih podatkovnih centrih, kar olajša izpolnjevanje zakonskih zahtev glede varstva in varnosti podatkov. Digitalni sistemi spodbujajo tudi več zaupanja zaposlenih, kar posledično prinaša višje stopnje delavcev, ki poročajo o nepravilnostih. Prijave je mogoče oddati anonimno. Integrirano področje za upravljanje primerov vam omogoča učinkovito obdelavo prejetih primerov in vam daje podroben pregled nad vsemi obstoječimi primeri in njihovim statusom.
Sodelovanje z nami vam omogoča, da imate pri izvajanju procesa za zaščito prijaviteljev ves čas strokovno in zanesljivo podporo. Lahko se osredotočite na svoje jedrne poslovne dejavnosti, medtem, ko mi poskrbimo za vse vidike procesa zaščite prijaviteljev. Z našim strokovnim znanjem in izkušnjami lahko zagotovimo učinkovito in varno izvajanje postopkov, ki bodo vaši organizaciji omogočili, da doseže svoje cilje in se razvija v skladu z najvišjimi standardi poslovnega delovanja.
𝐙𝐚𝐤𝐨𝐧𝐬𝐤𝐨 𝐬𝐤𝐥𝐚𝐝𝐧𝐢 𝐬𝐭𝐞 𝐥𝐚𝐡𝐤𝐨 ž𝐞 𝐯 𝟑 𝐝𝐧𝐞𝐡 𝐨𝐝 𝐩𝐨𝐝𝐩𝐢𝐬𝐚 𝐩𝐨𝐠𝐨𝐝𝐛𝐞 𝐨 𝐬𝐨𝐝𝐞𝐥𝐨𝐯𝐚𝐧𝐣𝐮!
